Gestion des licences

Challenges et enjeux

De nombreuses réglementations déterminent quelles marchandises peuvent être échangées entre pays. Avec le nombre important de pays engagés dans le commerce international et la prolifération des codes produit, il peut être difficile de savoir avec certitude quelle marchandise nécessite une licence.

La plupart des produits pouvant être utilisés à des fins militaires nécessitent une licence, mais qu’en est-il de ceux qui peuvent être utilisés à des fins militaires et civiles ? Et que dire de ceux qui semblent à tort ne pas avoir besoin de licence ? La recherche manuelle des licences obligatoires, en particulier celles des institutions et gouvernements étrangers peut s’avérer particulièrement chronophage et vaine en l’absence de l’expertise appropriée.

Une fois obtenues, les licences doivent être gérées afin que l’exportation respecte les paramètres de la licence. Dans le cas des grandes entreprises, il peut être difficile d’assurer le suivi du statut d’une licence si celle-ci n’est pas accessible en permanence.

Les défis portent sur différents aspects :

• La vérification qu’un code HS (Harmonized Schedule) possède bien un code ECN (Export Control Number) correspondant aux États-Unis, ou toute autre réglementation en matière de licence en vigueur dans les pays d’importation et d’exportation, et ce, pour chaque tronçon de l’expédition

• L’application de la licence aux transactions qui en réduisent ultérieurement la valeur

• Le suivi et la surveillance de la valeur restante ou de la date d’expiration de la licence

La solution de détermination et de gestion des licences

La vérification des licences obligatoires est l’un des éléments de l’arsenal de contrôles de conformité à l’export applicables à chaque transaction. Grâce à son moteur de recherche dédié, la solution Export Management d’Amber Road analyse un produit, recherche les réglementations gouvernementales appropriées et évalue si une licence est requise. Pour cela, il utilise une série de règles configurables pour les expéditions à un ou plusieurs tronçons. Le moteur établit ensuite la liste des documents obligatoires à partir de la base digitalisée Global Knowledge^®, qui est mise à jour quotidiennement par les spécialistes du commerce international d’Amber Road.

Une fois la licence accordée par l’autorité émettrice, vous devez la gérer et en suivre l’utilisation et l’expiration. Le tableau des licences centralise le stockage des licences à appliquer aux commandes. Cette centralisation facilite le suivi et la gestion des licences sur plusieurs transactions et la recherche des licences par mots-clés. Lorsqu’une commande est terminée, le prix ou la quantité correspondants est déduit de la valeur de la licence. Il est possible de charger directement les certificats de licence dans les archives et de stocker les coordonnées de votre interlocuteur au sein de l’institution émettrice.