Dokumentenmanagement

Die Herausforderung

Auch wenn viele staatliche Behörden die elektronische Übermittlung von Einfuhrdaten bevorzugen, gehen die meisten Informationen noch als Formulare auf Reisen, sei es digital oder auf Papier. Das Ausfüllen stellt besondere Ansprüche an die Datenkonsolidierung und die Einhaltung der korrekten Datenformate. Die Übermittlung läuft zwar heute weitgehend papierfrei ab, doch PDFs haben die Probleme der Papierformulare geerbt.

Die Verantwortung, Formulare zu generieren und an Spediteure, Kunden und die relevanten Behörden zu übermitteln, liegt beim Importeur. Jede Transaktion kann mehrere Unterdokumente an verschiedene Empfänger umfassen. Oft sind nach dem Versenden weitere Revisionen erforderlich. Außerdem sollten die Dokumente zu Audit- und Referenzzwecken mit der Transaktion abgespeichert werden.

Importeure müssen u. a.:

• Klären, welche Dokumente für die Erfüllung staatlicher und behördlicher Anforderungen nötig sind

• Dokumente für Spediteure, Kunden und Zollbroker erstellen

• Die Revision, Übermittlung und Speicherung der Dokumente sicherstellen

• Besondere Dokumentationspflichten erkennen - notarielle Beglaubigung, Verwendung offizieller Formulare, zoll- und steuerrechtliche Vorschriften etc.

• Geschäftsprozesse rund um das Dokumentenmanagement etablieren und umsetzen

So hilft Amber Road

Die Amber Road-Softwarelösung Importmanagement optimiert Arbeitsabläufe durch eine systematische Dokumentenerstellung - von der Auswahl des richtigen Dokuments über seine Versendung bis hin zur endgültigen Ablage.

Ein umfassender Satz konfigurierbarer Geschäftsregeln sorgt für die Auswahl der erforderlichen Dokumente – basierend auf Kriterien wie Transaktionstyp, Einfuhr-/Ausfuhrland und Geschäftspartner. Dabei greift das System auf das profunde Außenhandelswissender Amber Road Datenbank Global Knowledge^® zu, die von den Amber Road Handelsexperten täglich aktualisiert wird.

Neben einem umfangreichen Bestand an Vorlagen (Templates) in vielen Sprachen verfügt das System über eine flexible Designfunktion, mit der sich individuelle Formulare und Vorlagen erstellen lassen. Auch das Ausfertigen der Dokumente folgt konfigurierbaren Geschäftsregeln. Da einige Regeln Duplikate generieren, sorgen Konsolidierungs- und Validierungsprozesse für den Abgleich der erhobenen Daten. Wo erforderlich, werden elektronische Signaturen unterstützt.

Sind die Dokumente erstellt, können sie per E-Mail an alle Beteiligten versendet werden. Danach werden sie in einem zentralen Repositorium abgelegt und dabei mit der Transaktion verknüpft, sodass sie jederzeit auffindbar und aufrufbar bleiben.